Przed współcześnie funkcjonującymi i rozwijającymi się organizacjami są stawiane coraz to nowsze wyzwania. Popularyzacja modelu pracy zdalnej i ogólnospołeczne dążenie do wypracowania optymalnego poziomu work-life balance wymagają zastosowania odpowiednich rozwiązań zapewniających pracownikom elastyczność. Niebagatelne znaczenie ma również sam rozwój technologii, proponujący coraz wyższy poziom personalizacji narzędzi cyfrowych i możliwość dopasowania ich do indywidualnych potrzeb użytkownika w każdym aspekcie życia prywatnego i zawodowego. Nowoczesne środowisko pracy musi nadążać za tymi trendami. Nie osiągnie się tego bez odpowiednich technologii, wspierających prowadzenie angażującej, spersonalizowanej i wielokanałowej komunikacji wewnętrznej. Jak prowadzić ją skutecznie w warunkach rozproszenia pracowników?
Cyfrowe platformy employee experience
Raport Gallaghera State of the Sector[1] wykazał, że aż 46% organizacji jest w trakcie rozwijania cyfrowych narzędzi pracy wspierających employee experience. Employee experience (EX) według Josha Bersina to ogólnofirmowa inicjatywa, która pomaga pracownikom w zachowaniu produktywności, zdrowia, zaangażowania i utrzymaniu tego stanu[2]. Dbając o wysoki poziom EX, należy zwracać uwagę na każdy aspekt codziennego funkcjonowania pracownika – od momentu jego zatrudnienia aż do odejścia, kładąc nacisk na jego satysfakcję na każdym etapie pracy. Jednym z aspektów EX są cyfrowe narzędzia pracy, w tym specjalnie opracowane platformy. Cyfrowa platforma EX (DEX platform) to grupa połączonych ze sobą narzędzi, które wspierają doświadczenie pracowników, ułatwiają im nie tylko komunikację, ale również pracę, budują zaangażowanie i poprawiają produktywność. Właśnie taką platformą jest workai.
Czas na zmiany – cyfrowa transformacja przedsiębiorstw z workai
Nagłe przejście na tryb pracy zdalnej w wielu przedsiębiorstwach odsłoniło problemy z dotychczas używanymi narzędziami czy intranetami. Wiele z nich było przestarzałych, nie przystawały do potrzeb pracowników, nie były dostosowane do urządzeń mobilnych i utrudniały szybką publikację treści. Chaotyczność, zbyt duża liczba używanych naraz programów i chęć poprawy komunikacji wewnętrznej skłoniły wiele firm do poszukiwania nowych rozwiązań. Przewagą workai nad konkurencją okazuje się możliwość natychmiastowej instalacji intranetu i stopniowej rozbudowy, bez potrzeby długich procesów wdrażania. Jak jednak cyfrowa platforma EX taka jak workai wpływa na pracę w zespole rozproszonym? Na czym opiera się jej funkcjonalność?
Kluczowa rola – DEX
Workai, opracowując swoje rozwiązania, na pierwszym miejscu stawia cyfrowe doświadczenia pracownika (DEX). Stosuje funkcjonalne i wysoce intuicyjne narzędzia, które wspomagają organizację pracy oraz wygodne wdrażanie strategii komunikacji wewnętrznej. Od pierwszego kliknięcia angażuje użytkownika, dzięki spersonalizowanym funkcjom czy intuicyjnemu interfejsowi z kategoryzacją informacji. Wspiera zaangażowanie pracowników, umożliwiając wielokanałową komunikację, co ma duże znaczenie w zarządzaniu pracownikami zdalnymi. Co zrobić, by była ona skuteczna, szybka, a właściwe wiadomości trafiały do właściwych osób we właściwym czasie?
Intuicyjna nawigacja i inteligentna wyszukiwarka
Częstym problemem firmowych intranetów jest ich przeładowanie, które skutkuje chaosem i niemożliwością znalezienia potrzebnej informacji. Odpowiedzią workai jest odpowiednio zorganizowana strona główna, na której pojawiają się najważniejsze aktualności z możliwością ich promowania za pomocą banerów lub karuzeli. Znacząco ułatwia nawigację dzięki ustrukturyzowanej architekturze informacji z mega menu i podmenu z powszechnie używanymi łączami. Treści mogą być logicznie pogrupowane i zhierarchizowane z kilkoma głównymi opcjami dla górnej nawigacji. Sama nawigacja jest personalizowana pod konkretnego pracownika, uwzględnia strukturę zespołów i stanowisko, zapewniając szybsze dotarcie komunikatów do właściwych odbiorców.
Baza wiedzy
Pracownicy zdalni powinni mieć ułatwiony dostęp do obszernej i elastycznej bazy wiedzy, która stanowiłaby najbardziej aktualne źródło informacji. W przypadku workai w odszukiwaniu odpowiednich dokumentów użytkownika wspiera inteligentna wyszukiwarka stworzona w oparciu o technologię AI z personalizowanym indeksowaniem. Wyniki wyszukiwania dostosowane są do zapytania, posiadanych przez pracownika dostępów i mogą być filtrowane według wielu kryteriów: daty dodania, rodzaju treści, autora itp. Ważnym elementem systemu wyszukiwania jest możliwość zostawienia feedbacku i zasygnalizowania, że dana treść jest pomocna albo niewystarczająca dla konkretnego zapytania użytkownika.
Personalizacja interaktywnych treści
Nowe rozwiązania technologiczne coraz częściej dają możliwość pełnego dostosowania funkcji do preferencji użytkownika. Dopasowując cyfrowe narzędzie pracy, zapewniasz pracownikowi wyższy poziom EX. Do pracownika muszą docierać jak najszybciej informacje kluczowe dla wykonywanej przez niego pracy, konieczna jest więc możliwość łatwego wyboru przez administratorów odbiorców newsletterów i komunikatów według zespołów, funkcji w firmie czy udziału w konkretnym projekcie.
By edytorzy treści nie byli zmuszeni prosić o pomoc grafików czy informatyków, workai oferuje im intuicyjny CMS z możliwością bardzo szybkiego publikowania angażujących treści przy zachowaniu spójnego designu. Obsługa typu „przeciągnij i upuść” jest bardzo prosta. Gotowe bloki treści i szablony pozwalają na publikację m. in.: ankiet, list, formularzy, tabel, filmów, podcastów czy grafik. Pracownicy mogą ocenić wartość publikacji, zostawiając gwiazdki lub komentarz. Im ocena jest wyższa, tym materiał wyświetla się wyżej.
Środowisko mobilne
Pracownik coraz częściej odchodzi od komputera i korzysta również z mobilnych urządzeń, jak smartfon czy tablet. Również w tym wypadku powinien mieć niczym nieskrępowany dostęp do platformy pracowniczej posiadającej w pełni responsywną wersję mobilną. Dzięki temu ma możliwość korzystać z zasobów także podczas podróży służbowej czy w drodze do biura. Workai umożliwia nie tylko korzystanie z wersji mobilnej, ale również subskrypcję wybranych treści według tagów lub kategorii i otrzymywanie powiadomień w formie push. To zupełnie nowe podejście do mobilnego miejsca pracy.
Multimedia
Zwiększeniu zaangażowania pracowników, a przez to ich produktywności, sprzyjają multimedialne środki przekazu. Użytkownicy workai mają możliwość publikacji i szybkiego dostępu ze wszystkich urządzeń do multimediów, korzystania z opcji streamingu czy pobierania. Pojawiły się również nowe możliwości, jak transmisja na żywo wydarzeń, konferencji czy warsztatów. Rozwiązania te okazują się niezwykle pomocne podczas onboardingu nowych pracowników.
Analityka
Nie jest możliwe kontrolowanie poziomu EX bez odpowiednich narzędzi analitycznych. Menedżerowie komunikacji wewnętrznej powinni mieć możliwość wglądu w czasie rzeczywistym do statystyk ogólnofirmowych, jak i dotyczących pojedynczego pracownika. Kontrola czy właściwa informacja trafia do odpowiedniej osoby, co pomaga w skutecznym prowadzeniu komunikacji.
Z rozbudowanymi narzędziami analitycznymi od workai zarządzający komunikacją wewnętrzną mogą śledzić liczbę zalogowanych osób, historię ich działań wyświetlaną w formie kart czy czas spędzany na stronach. Mogą generować raporty dotyczące kampanii wewnętrznych i porównać je z wyznaczonymi celami. Zarówno optymalizacji treści, jak i rozwijaniu doświadczeń pracowników sprzyjają heatmapy. Dzięki nim można zidentyfikować „gorące i zimne” obszary działania użytkowników.
Platforma employee experience w praktyce
Rozwiązania stosowane przez workai są doceniane przez pracowników oraz międzynarodowe agencje marketingowe. W 2021 workai po raz drugi został nagrodzony przez Nielsen Norman Group tytułem 1 z 10 najlepiej zaprojektowanych intranetów na świecie – za wdrożenie dla największej niemieckiej firmy doradztwa finansowego, zatrudniającej ponad 18 000 pracowników. Korzyści wynikające z cyfrowej transformacji szybko zaczęły być w niej odczuwalne. Bardzo szybko wzrosło zaangażowanie pracowników dzięki wielokanałowej komunikacji czy inteligentnej wyszukiwarce. Platforma jest na bieżąco aktualizowana i dodawane są do niej kolejne przydatne funkcje.
Podsumowanie
Zarządzanie komunikacją wewnętrzną w organizacji, w której poziom rozproszenia pracowników jest wysoki, nie należy do łatwych zadań. Wiele firm przekonało się o tym, przechodząc na tryb pracy zdalnej w trakcie lockdownów związanych z pandemią COVID-19. Potrzeba sprostania współczesnym wyzwaniom wymaga od firm zupełnie nowego podejścia do cyfrowego miejsca pracy. Wdrażając nowoczesne technologie, mogą nie tylko umożliwić komunikację pracownikom, ale również poprawić jakość ich pracy, produktywność i zaangażowanie.
Jak pokazuje przykład workai, jest to możliwe nawet w organizacjach zatrudniających ponad kilkanaście tysięcy pracowników.
[1] Raport State of the Sector 2021: global internal communication and employee engagement trends [online] https://www.ajg.com/employeeexperience/state-of-the-sector-2021/ [dostęp 02.11.2021].
[2] J. Bersin, Secrets To Employee Experience: The Definitive Guide Launches Today [online:] https://joshbersin.com/2021/07/secrets-to-employee-experience-the-definitive-guide-launches-today/ [dostęp: 01.11.2021] (tłum. autora).
