Traffit. Jak zatrudnić kandydata w 10 dni?

Co jest Twoim zdaniem ważniejsze w rekrutacji – jakość czy szybkość procesu? Tak naprawdę te dwa czynniki są od siebie bardzo zależne. Jeśli otwierasz proces i dajesz sobie miesiąc na spływ aplikacji, których preselekcję i kontaktowanie zaczynasz dopiero po tym miesiącu, to wiedz, że wiele z nich będzie już nieaktualnych. Najlepsi kandydaci zdążą już zniknąć z rynku, a pozostali pewnie Cię „zghostują” (czyli nie będą reagować na próby kontaktu z Twojej strony), bo zdążą już w ogóle o Twojej ofercie zapomnieć.

To nie są moje osobiste obserwacje ani przypuszczenia – prawdziwe talenty potrzebują 10 dni, aby znaleźć nową pracę. A przecież celem rekrutacji nie jest samo zapełnienie wakatu, ale znalezienie możliwie najlepszej osoby do pełnienia danej funkcji, która zostanie w organizacji na dłużej niż kilka miesięcy.

Ile średnio trwa rekrutacja na polskim rynku?

W 2019 roku, przygotowując statystyki na potrzeby jednej z firmowych publikacji, postanowiłam zbadać na użytkownikach Traffita, ile faktycznie trwają procesy rekrutacyjne. Dla prawie 13 tysięcy procesów przeprowadzonych w naszym systemie rekrutacyjnym w pierwszej połowie 2019 roku okazało się, że średnia wynosi 36 dni, a ponad połowa trwa dłużej niż 77. Dodatkowo dla 500 tysięcy aplikacji zebranych przez użytkowników systemu w pierwszej połowie 2019 roku czas od daty aplikacji do daty przeniesienia kandydata na drugi etap procesu wyniósł średnio 7,5 dnia. Tyle trwała wstępna selekcja CV, widać więc było ogromne pole do poprawy!

Sytuacja od 2019 roku zmieniła się diametralnie – rynek pracy oszalał, a pandemiczna rzeczywistość przyniosła wszechobecną pracę zdalną. Dla najlepszych otworzyło to tak naprawdę nowe możliwości – już nie muszą szukać pracy w promieniu kilku kilometrów od miejsca zamieszkania, ale mogą pracować dla dowolnej firmy na świecie. A to znacznie utrudniło pracę rekruterom, którzy czas rekrutacji zaczęli mierzyć w dniach, a nie tygodniach, jeśli nadal chcieli pozyskiwać najlepszych.

Uznałam więc, że to dobry moment, aby powtórzyć swoje badanie. Co się okazało po dwóch latach? W pierwszej połowie 2021 roku przeprowadzonych zostało 29 tysięcy rekrutacji, a średni czas trwania procesów (od otwarcia do zamknięcia) wyniósł 40 dni, natomiast mediana wyniosła 34. W przypadku mediany to aż 56% mniej niż w 2019 roku. Co to oznacza? Spadek mediany do poziomu 34 dni pokazuje, że połowa rekrutacji trwała krócej. Jednoczesny wzrost wartości średniej o cztery dni oznacza, że skrajne wartości musiały się zwiększyć – czyli najdłuższe procesy są jeszcze dłuższe. Myślę, że może to potwierdzić moją teorię z poprzedniego akapitu – o specjalistów jest teraz coraz trudniej, więc na ich poszukiwanie potrzeba jeszcze więcej czasu niż wcześniej. Czas od aplikacji do przeniesienia kandydata na drugi etap procesu wyniósł natomiast 6,9 dnia. Zmiana niewielka, ale na plus!

Dodatkowo udało mi się również policzyć średni czas udziału kandydata w procesie – czyli wartość, która z perspektywy pytania zadanego w tytule interesuje mnie najbardziej. Okazało się, że średnia to 22 dni. Aby wynik był jak najbardziej miarodajny, wzięłam pod uwagę tylko osoby, które przeszły cały proces rekrutacyjny zakończony zatrudnieniem. Do upragnionych 10 dni trochę więc jeszcze brakuje, ale nie jest źle!

Nasz eksperyment wewnętrzny

My również postanowiliśmy w drugiej połowie 2020 roku rozwinąć zespół Traffita. Sami byliśmy ciekawi, czy to możliwe, by przeprowadzić skuteczny proces rekrutacyjny – zakończony zatrudnieniem, z pełną dbałością o candidate experience – w 10 dni. Zastanawiasz się pewnie, jak nam poszło? Wyniki wyglądały następująco (kolejność chronologiczna):

Tabela 1. Lista rekrutacji w Trafficie z II połowy 2020 roku ze statystykami

Wnioski?

Praktycznie z każdą kolejną rekrutacją czas od aplikacji kandydata do jego zatrudniania (lub odrzucenia) był krótszy. Dla 2 z 6 rekrutacji udało się nam osiągnąć cel. Wiadomo – pewne zmiany wymagają czasu, zanim przyniosą pożądany efekt, niektóre założenia zaś trzeba po pewnym czasie przemodelować. Kluczem jest to, aby obserwować, liczyć i szukać „wąskiego gardła” procesu, a następnie go usprawniać.

Jak rekrutować szybciej?

Oto moje wskazówki, które sprawdziły się w naszym przypadku.

Zaprojektuj swój proces rekrutacyjny. Stwórz listę etapów, ustal ich kolejność oraz przypisz do każdego z nich osobę odpowiedzialną. Odpowiedzialność zbiorowa nie zda tu egzaminu!

Ustal deadline każdego etapu. Zarówno dla swojego zespołu, jak i dla kandydata. My kontaktowaliśmy się telefonicznie ze wszystkimi kandydatami, którzy nie przesłali zadania rekrutacyjnego w terminie, i wszyscy z nich informowali nas podczas tej rozmowy, że rezygnują z procesu. Czyli brak odpowiedzi lub zadania w terminie można traktować jako rezygnację kandydata. Nasze terminy znajdziesz na rys. 18.

Rysunek 1. 10-dniowy proces rekrutacyjny ustalony przez zespół Traffita wraz z czasem poszczególnych etapów

Podziel się osią czasu tej rekrutacji na ogłoszeniu. Kandydat będzie wiedział, ile trwa proces i po jakim czasie może oczekiwać informacji o statusie oraz ostatecznej decyzji. To chyba dosyć oczywiste, ale wspomnę tylko, że zadeklarowane terminy to najświętsza świętość i muszą być przestrzegane.

My dodaliśmy na naszych ogłoszeniach rekrutacyjnych zapis:

Otrzymasz informację zwrotną w przeciągu 1 dnia roboczego od wysłania zgłoszenia. W przypadku pozytywnej odpowiedzi otrzymasz małe zadanie do wykonania z terminem 2 dni. W kolejnym etapie spotkasz się z Mickiem Griffinem, pracującym jako Head of Growth.

Na koniec pomyślnego procesu otrzymasz od nas ofertę pracy. Będziemy czekali na odpowiedź jeden dzień^[1].

Przeglądaj CV od razu. Nie czekaj, aż ogłoszenie wygaśnie, magazynując CV jak zapasy na zimę. Nie tędy droga. Reaguj od razu i rób preselekcję CV na bieżąco. Jeśli kandydat jest dopasowany w 100% do Twoich wymagań, to co Cię powstrzymuje przed tym, żeby już dziś go poinformować, że dostał się do kolejnego etapu?

Używaj szablonów i automatyzuj. Ty unikniesz niepotrzebnej, powtarzalnej pracy, a kandydat będzie zawsze na bieżąco ze statusem swojej aplikacji. Nie – to wcale nie musi oznaczać, że kandydat poczuje się, jakby rozmawiał z botem.

Jak ATS pozwala przyspieszyć procesy rekrutacyjne?

Ustalony z zespołem proces rekrutacyjny możesz odwzorować w Trafficie tak, aby zawsze było wiadomo, jak wygląda i jakie są kolejne kroki.

Dzięki temu wiesz później, na jakim etapie jest dany kandydat, jak długo już na nim jest oraz kiedy i przez kogo został na nim umieszczony. Nasz proces rekrutacyjny przedstawiony jest na rysunku 19.

Rysunek 2. Przykładowy proces rekrutacyjny stworzony w systemie rekrutacyjnym Traffit

Jeśli skupisz się wyłącznie na opublikowaniu ogłoszenia na portalach, a następnie czekasz na spływ aplikacji, to trafiasz tylko do kandydatów aktywnych (których na rynku jest około 20–30%). Aby zwiększyć swoje szanse na szybszy proces – a tym samym znalezienie idealnego kandydata – wesprzyj poszukiwania sourcingiem (tu pomoże Ci wtyczka do sourcingu na Linkedinie) oraz sprawdź, czy w Twojej bazie kandydatów nie ma już kogoś, kto wpasowuje się w Twoje wymagania. W Trafficie możesz to zrobić z użyciem boolean search:

Rysunek 3. Zaawansowana wyszukiwarka w bazie kandydatów w systemie rekrutacyjnym Traffit

Nawet przy wielu aplikacjach, proces preselekcji może być znacznie łatwiejszy z ATS-em (Aplication Tracking System), w którym możesz przeglądać po kolei aplikacje, wraz z informacjami z formularza oraz notatkami reszty zespołu. A jeśli chcesz kogoś włączyć do rozmowy o danym kandydacie, wystarczy że otagujesz tę osobę symbolem „@”.

Rysunek 4. Szybki podgląd aplikacji w systemie rekrutacyjnym Traffit z tagowaniem użytkowników

Zastanów się, ile czasu spędzasz na umawianiu spotkań rekrutacyjnych? W Trafficie możesz wykorzystać funkcję planera, aby kandydat sam mógł wybrać dogodny dla niego termin spotkania z uwzględnieniem wolnych terminów w Twoim kalendarzu:

Rysunek 5. Planer w Trafficie – widok dla kandydata po wybraniu terminu z kalendarza rekrutera

Szablony tworzone w systemie rekrutacyjnym Traffit możesz personalizować. Ta sama wiadomość wysyłana do wielu kandydatów może więc brzmieć inaczej (na przykład zawierać imię kandydata) i być zautomatyzowana – tzn. wysyłana przez system do kandydata wtedy, gdy trafi na wskazany przez Ciebie etap procesu. Oczywiście z Twojej skrzynki mailowej: