Wraz z pandemią COVID-19 wzrosło zainteresowanie pracą zdalną. Pracodawcy z dnia na dzień zostali zmuszeni do reorganizacji cyklu pracy i dostosowania go tak, aby zatrudnieni mogli wykonywać swoje obowiązki z domu. Obie strony zostały postawione przed trudnym zadaniem: jak z jednej strony wykazać, a z drugiej – zweryfikować zaangażowanie członków zespołu w aktywności związane z prowadzonymi w firmie projektami?

Praca zdalna – trudny związek oparty na zaufaniu

Według respondentów badania przeprowadzonego przez TimeCamp w marcu 2021 roku, pracownicy zdalni najbardziej cenią sobie oszczędność czasu i pieniędzy przeznaczanych dotychczas na dojazdy do biura oraz elastyczne godziny pracy. Możliwość wykonywania obowiązków z domu, choć kusząca dla pracownika, budzi jednak wątpliwości pracodawców. Spowodowane jest to głównie przyzwyczajeniem do obecności członków zespołu w siedzibie firmy, ale również brakiem wiedzy na temat metod i narzędzi, które można wykorzystać, by zarządzać cyklem pracy zespołów rozproszonych.

Pracodawcy najczęściej z góry zakładają, że praca zdalna wiąże się ze zmniejszeniem zaangażowania pracownika w wykonywanie swoich obowiązków. Szukają w związku z tym różnych sposobów kontroli aktywności członków zespołu. Efektem takich działań jest wprowadzenie mikrozarządzania, które skutkuje ograniczeniem wolności pracowników i zwiększeniem poziomu stresu. Ciągła obserwacja odbija się zatem negatywnie na produktywności zatrudnionych, którzy zamiast skupić się na istocie swoich obowiązków, pilnują tego, by wykazać przed pracodawcą, że w ogóle pracują.

Podstawą efektywnej pracy zdalnej jest wzajemne zaufanie między pracodawcą a pracownikiem. Gwarantem tego stanu jest transparentność działań obu stron, którą zapewnić mogą narzędzia do organizacji cyklu pracy i monitorowania czasu przeznaczonego na konkretne projekty.

Automatyczny program do monitorowania czasu pracy zamiast papierowej dokumentacji

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Jednak dzięki temu, że żyjemy w dobie automatyzacji żmudnych procesów za pomocą rozwiązań online, nie trzeba już marnować cennych godzin na wypełnianie papierowych kart pracy. W przypadku zespołów rozproszonych, których członkowie rozsiani są po całym kraju lub funkcjonują w różnych strefach czasowych, to znacznie podnosi komfort organizacji pracy. TimeCamp, narzędzie do zarządzania czasem pracy, posiada wszystkie funkcje niezbędne do tego, by proces ten był prosty zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika.

Transparentność działań między pracodawcą a pracownikiem

Wprowadzenie monitorowania czasu pracy, za pomocą narzędzi takich jak TimeCamp, zapewnia transparentność działań w firmie. Zamiast stosowania inwazyjnych form kontroli, pracodawca na bieżąco ma dostęp do wpisów czasu rejestrowanych przez pracowników i jest w stanie szybko i sprawnie sprawdzić zaangażowanie zespołu zdalnego w wykonywanie zadań w obrębie prowadzonych projektów.

Sprawna organizacja cyklu pracy zespołów zdalnych

Zunifikowanie procesu monitorowania czasu pracy znacząco podnosi komfort planowania i organizacji działań zespołów zdalnych. Używanie TimeCampa przez wszystkich pracowników w firmie ogranicza ryzyko marnowania czasu na aktywności generowane przez mikrozarządzanie, wszystkie wpisy oraz informacje niezbędne do prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdują się w jednym miejscu, które jest łatwo dostępne dla obu stron.

Pomoc w przygotowaniu listy płac i sprawiedliwe wynagradzanie

Stosowanie narzędzi do automatycznego monitorowania czasu pracy przynosi wymierne korzyści nie tylko pracodawcy. Pracownicy zdalni, zwłaszcza ci zatrudnieni w oparciu o stawkę godzinową, również skorzystają na ich używaniu – przede wszystkim za sprawą sprawiedliwie naliczanego wynagrodzenia. Automatyczne logowanie godzin pracy, na przykład za pośrednictwem aplikacji desktopowej TimeCamp czy web timera, pozwala zaoszczędzić czas spędzany dotychczas na ręcznym wypełnianiu timesheetów. Ponadto stosowanie jednego narzędzia dla całego zespołu sprawia, że pracownik ma swobodny dostęp do wpisów i zarejestrowanych aktywności, a jeśli pojawia się coś, co wzbudza wątpliwość pracodawcy, można natychmiast rozwiązać ten problem i wprowadzić niezbędne zmiany.

Ułatwienie w organizacji czasu pracy zdalnej

Oprócz oczywistych korzyści o charakterze materialnym, stosowanie time trackingu w pracy zdalnej pozytywnie wpływa również na organizację pracy. Włączając TimeCamp, pracownik ma świadomość, że od tego momentu zaczyna się czas przeznaczony na wykonywanie obowiązków, co znacząco zwiększa odporność na rozpraszanie się w domowym środowisku. Z kolei wyłączając time tracker, użytkownik ma świadomość, że zakończył pracę i może w pełni poświęcić się aktywnościom niezwiązanym z życiem zawodowym.

Ocena zaangażowania pracownika

Mając dostęp do wpisów czasu zarejestrowanych przez pracowników, pracodawca może w prosty sposób i na bieżąco dokonywać oceny efektywności działań zespołu zdalnego. Na podstawie danych pochodzących z raportów generowanych przez TimeCamp osoby zarządzające są w stanie sprawdzić, ile godzin zajmują zwykle dane aktywności. Dzięki temu możliwe jest odpowiednie szacowanie zużycia zasobów w nadchodzących projektach, a co za tym idzie – obniża się ryzyko ich marnowania.

Praca zdalna to nowa normalność. Możliwość wykonywania obowiązków z domu jest obecnie jedną z najbardziej pożądanych korzyści oferowanych przez firmy. Ponadto pracownicy podkreślają również, że po obniżeniu obostrzeń związanych z pandemią nadal chcieliby pracować całkowicie zdalnie lub w trybie hybrydowym. Narzędzia do monitorowania czasu pracy, takie jak TimeCamp, znacząco usprawniają procesy związane z organizacją cyklu pracy zespołów zdalnych oraz umożliwiają transparentność działań między pracodawcą a pracownikiem, nawet jeśli dzielą ich tysiące kilometrów.

timecamp.com