Umowy są całkiem proste. A przynajmniej takie powinny być. Do ich zawierania potrzebne są dwie strony, które spotykają się, żeby wspólnie ustalić swoje prawa i obowiązki. Jeśli dojdą do porozumienia, muszą trzymać się postanowień umowy. Jeśli coś pójdzie nie po ich myśli – umowa jest dokumentem, do którego mogą wrócić i sprawdzić swoje wcześniejsze ustalenia.
Inne okoliczności pracy wymagają innych narzędzi
W pandemii biura przeniosły się do domów, a spotkania i załatwianie formalności – do Internetu. Nikt już nie nazywa zdalnego albo hybrydowego trybu pracy luksusem. Nowe okoliczności pokazały, że to, co kiedyś uchodziło za problematyczne – na przykład prowadzenie rekrutacji przez Internet – może odbywać się sprawnie, efektywnie i bezproblemowo. Takie działania wymagają jednak sprytnych narzędzi do działań online.
Paperless nowym standardem w biurach
Jednym z obszarów, który dużo zyskał na migracji do Internetu, jest zawieranie i podpisywanie umów. Lockdowny dały pretekst do rezygnacji z obiegu papierowych dokumentów. Stworzyły też okazję do wygodnego zawierania umów online, co szybko doceniły firmy. Badanie przeprowadzone przez firmę Foxit Software, dostarczającą czytnik dokumentów w formacie PDF, pokazało, że w aż 53% biznesów zwiększyło zapotrzebowanie na technologię podpisu elektronicznego, podobnie jak na podnoszące produktywność cyfrowe rozwiązania paperless[1]. Nic dziwnego, ponieważ korzyści płynące z takiego podejścia są ogromne: spadają koszty, wzrasta wydajność pracowników, oszczędza się czas i ogranicza zużycie papieru oraz innych materiałów biurowych, na przykład segregatorów. Wyliczenia Pergaminu pokazują, że na rezygnacji z papierowych dokumentów można zyskać nawet 20 000 zł rocznie. Dla porównania – to tyle, ile kosztuje podróż dookoła świata.
Umowy online. Nowy bezpieczny i wygodny nawyk
Rezygnacja z papierowych umów na rzecz dokumentów w wersji online jest naprawdę bezpiecznym i efektywnym wyborem. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami projektuje się po to, aby można było umowy wygodnie tworzyć, edytować, podpisywać, przechowywać i analizować znajdujące się w nich dane. Pozwala firmom i pracownikom na lepszą, bardziej przejrzystą współpracę i szybsze zarządzanie umowami na każdym etapie pracy z nimi, a to wszystko przy niskim ryzyku utraty danych czy błędów w komunikacji.
Ścieżka umowy online
Wyobraź sobie, że odpowiadasz za rekrutację nowego pracownika do działu HR, a cały proces rekrutacji ma się odbyć zdalnie. Po zakończeniu wszystkich spotkań online i wyborze konkretnego kandydata zastanawiasz się, jak usprawnić proces przekazania umowy do podpisu. Do tej pory, zgodnie ze starymi przyzwyczajeniami, przebiegało to niezbyt sprawnie. Nowo zatrudniony handlowiec przyjeżdżał osobiście do centrali, by podpisać dokumenty, co zajmowało czas oraz marnowało pieniądze ze względu na koszty podróży. W innym przypadku otrzymywał on komplet dokumentów kurierem i odsyłał pakiet już z podpisami. Patrząc przez pryzmat czasu i koniecznego zaangażowania, wydaje się to wymagające, długotrwałe i męczące zarówno dla kandydata, jak i pracownika działu HR. Często też pojawia się problem, gdy w pakiecie dokumentów zawierusza się błąd, na przykład w dacie albo nazwisku. W obu przypadkach stanowi to źródło dodatkowych kosztów oraz powoduje kolejne opóźnienia.
A przecież wszystko może wyglądać inaczej. Co więcej – zgodnie z prawem. Korzystne warunki prawne wykorzystują właśnie narzędzia takie jak Pergamin, czyli platforma do wygodnego i bezpiecznego zawierania umów przez Internet. Rozwiązanie pomaga wszystkim osobom, które chcą skondensować pracę z umowami w jednym narzędziu. W ten sposób minimalizuje zaangażowanie pracownika w tworzenie dokumentu i zarządzanie nim na każdym etapie jego życia w firmie.
Nie tylko można, ale i warto
Czasami przed zawieraniem umów online powstrzymuje obawa o legalność takiego rozwiązania. Te wątpliwości łatwo jednak rozwiać. Kwestia cyfrowego procesu podpisywania umów jest regulowana przez Kodeks cywilny na szczeblu krajowym oraz rozporządzenie eIDAS w Europie.
Niemal każdą umowę można zawrzeć online. Istnieją dwie formy, które to umożliwiają: elektroniczny podpis kwalifikowany oraz podpis online składany w formie dokumentowej czynności prawnej. Obie te możliwości wykorzystuje właśnie Pergamin. Platforma pozwala pracować na umowach przez Internet w obrębie jednego narzędzia. Znaczy to tyle, że umowy możesz przygotować automatycznie w inteligentnych szablonach, negocjować je w czasie rzeczywistym online, poprawiać w stałym kontakcie z zespołem i wysyłać również online. Dzieje się to szybko i zazwyczaj trwa od kilku do kilkunastu minut, jeśli tylko druga strona jest akurat przy komputerze. Zamawianie kurierów, kolejki na poczcie albo w urzędach odchodzą do przeszłości. Umowy online z pracownikami i dostawcami usług można podpisać elektronicznie – w każdym miejscu i o dowolnej porze. Nie trzeba martwić się odległością od poczty czy czasochłonnym przekazywaniem dokumentów między wszystkimi zainteresowanymi stronami.
Jak podpisywać umowy online w Pergaminie?
W Pergaminie weryfikacja osoby korzystającej z podpisu online następuje między innymi na podstawie numeru telefonu. Druga strona otrzymuje wiadomość SMS z unikatowym kodem, który musi podać, by złożyć podpis pod przesłanym dokumentem. W ten sposób do imienia i nazwiska zostaje przypisany adres e-mail i numer telefonu oraz adres IP urządzenia, z którego korzysta odbiorca dokumentu elektronicznego. Do dokumentu jest dołączany także certyfikat podpisu online. Umowy tworzone i przechowywane w takim narzędziu są całkowicie bezpieczne – o to, aby niepowołane osoby nie miały dostępu do ważnych plików, dba sztab ekspertów. Nad bezpieczeństwem danych czuwają nowoczesne data center we Frankfurcie i w Paryżu.
Przejście w 100% na paperless w obszarze HR
Firmy decydujące się na cyfryzację obiegu dokumentów nie tylko znacznie ograniczają koszty dostawy dokumentów za pośrednictwem kurierów i poczty. Oszczędzają także na profesjonalnej archiwizacji dokumentów: ich ewidencjonowaniu, porządkowaniu oraz zapewnieniu dostępu do zasobów archiwalnych.
Przekonali się o tym klienci Pergaminu, między innymi firma Going., największa w Polsce bileteria online, która podpisuje z pracownikami nawet kilkaset umów miesięcznie. Przed wdrożeniem Pergaminu Going. pracował na dokumentach papierowych. Sam proces podpisu nie różnił się szczególnie od standardowej ścieżki. Szablony dokumentów przygotowywane były w Wordzie, następnie drukowane, ręcznie wypełniane i kontrolowane pod względem poprawności danych. Papierowe dokumenty trzeba było zbierać i przechowywać, a cały proces trwał nawet kilka tygodni. W efekcie firma zmagała się z rozciągniętym w czasie procesem przygotowywaniu umów i ich podpisywania oraz musiała przeprocesować setki kartek papieru, co było dużym obciążeniem dla HR menedżera.
Wdrożenie systemu Pergamin ograniczyło czasochłonność zajmowania się umowami, wyeliminowało też problem marnotrawienia papieru. Pracownicy bardzo szybko nauczyli się korzystać z systemu i w tym zakresie nie odczuli zmiany w stosunku do pracy z dokumentami papierowymi.
„Kiedyś dokumenty oznaczały dla nas mnóstwo, mnóstwo papieru i powtarzalnej, mozolnej pracy, jednak Pergamin całkowicie ją odmienił. Działamy na modułowych szablonach, w których łatwo wybieramy potrzebne paragrafy. Nasi współpracownicy są dodani do bazy kontrahentów w Pergaminie, więc nie musimy ręcznie przepisywać ich danych do każdej kolejnej umowy. Wystarczy uzupełnić kilka rubryk i dokument jest gotowy do wysyłki i podpisu, który załatwia cały proces w kwadrans. Nasze dokumenty znajdują się teraz w jednym miejscu i są uporządkowane” – podsumowuje zmiany w zakresie zawierania umów HR-owych Natalia Dziedzianowicz, Office Manager w Going., która jest odpowiedzialna za pracę z dokumentami w spółce.
Kierunek: automatyzacja umów
Coraz więcej biznesów decyduje się na automatyzację procesów, a zawieranie umów tradycyjną ścieżką należy do naprawdę żmudnych, powtarzalnych czynności, które zupełnie nie pasują do nowych okoliczności pracy. Skalę problemu pokazuje raport Forrestera[2], według którego aż 9 na 10 firm ma problem z efektywnymi działaniami w tym zakresie. Tymczasem wysiłek i czas zaoszczędzone dzięki przyspieszonym działaniom na umowach sprawiają, że pracownicy HR-u są bardziej wydajni i mogą skupić się na atrakcyjniejszych obszarach swoich kompetencji. Mogą poświęcać je na własny rozwój lub inne zadania, chociażby budowanie motywacji w zespole czy opracowywanie nowych form pozyskiwania kandydatów. Zawieranie umów, podpisywanie ich i przechowywanie online to dopiero początek możliwości, jakie daje Pergamin. To przede wszystkim narzędzie do zwinnej analizy zachowań użytkowników i optymalizacji procesów w firmie.
[1] S. Williams, Paperless office practices on the rise as COVID speeds up digitisation – study [online:] https://itbrief.co.nz/story/paperless-office-practices-on-the-rise-as-covid-speeds-up-digitisation-study [dostęp: 31.10.2021].
[2] The State Of Systems Of Agreement, 2020. Challenges And Advances In The Digital Transformation Of Agreements And Agreement Processes [online:] https://sellingsimplifiedinsights.asia/asset/Electronic-Office/APAC-WP-State-of-Systems-of-Agreement-2020.pdf [dostęp: 30.10.2021].
