Nadmierne obciążenie pracowników działu HR powtarzalnymi czynnościami, których wykonanie jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy – to problem niemal każdej organizacji. Czynności, które muszą zostać wykonane na każdym etapie życia zawodowego pracownika – od jego rekrutacji poprzez onbording, zarządzanie urlopem, ewidencją czasu pracy i rozliczeniem nadgodzin – czy też obieg dokumentów między pracownikiem a działem HR zabierają mnóstwo cennego czasu. Wypełniane ręcznie dokumenty onbordingowe pracowników lub tworzenie tych dokumentów na podstawie papierowych formularzy wypełnianych przez kandydata jest niezwykle czasochłonne i obarczone licznymi błędami.
Kolejny problem, z którym borykają się HR-owcy, to brak dostępu do bieżących informacji. Dział HR był codziennie zasypywany przez pracowników pytaniami o pozostały urlop, liczbę przysługujących dni opieki nad dzieckiem zdrowym itp. Z drugiej strony stali odbiorcy informacji, czyli menedżerowie, dla których dział HR przygotowywał cykliczne i liczne raporty, przykładowo z wykorzystania urlopu czy przepracowanych nadgodzin przez pracowników. Jeśli do tego dodamy konieczność stałego raportowania do grupy kapitałowej, to czas spędzony nad raportowaniem liczony jest już nie w godzinach, a w dniach.
Następna przeszkoda to papierowy obieg dokumentów. Stosy zadrukowanych kartek wymagały nie tylko wielu ryz papieru i kilogramów tonera, ale przede wszystkim zaangażowanych pracowników, którzy poprawnie przygotowane papierowe dokumenty dostarczą na czas, na odpowiednie biurka i kuwety czy spakowane i zaadresowane wyślą usługami pocztowymi.
„A co jeśli wadliwie przygotowany dokument zostanie wysłany pocztą do odbiorcy i dopiero ten zauważy błąd? Cały proces generacji dokumentu i jego wysyłki musi zostać ponowiony, a to oznacza kolejne dni oczekiwania i kolejne koszty obsługi”. Nasz klient generował miesięcznie tysiące takich dokumentów, na których obsługę przeznaczał tysiące złotych – czy to w postaci materiałów , usług pocztowych, czy też wynagrodzeń pracowników obsługujących cały proces.
„Dodatkowo, kiedy mamy znaleźć czas na to, do czego właściwie jest powołany nasz zespół, czyli miękkich szkoleń czy podnoszenia kwalifikacji pracowników?” – pytały panie z działu HR naszego klienta.
Rozwiązanie
Cała opisana powyżej sytuacja jest streszczeniem rozmów, w których z konkretnymi problemami zwróciła się do nas zaprzyjaźniona firma.
Cel do osiągnięcia: podniesienie kwalifikacji pracowników
Cel pośredni: dostarczenie pracownikom HR czasu na szkolenia wewnętrzne
Cel operacyjny: automatyzacja procesów
W założeniu chcieliśmy stworzyć samoobsługową platformę, która miała spełnić kilka wymogów:
- wyeliminować fizyczny obieg papierowych dokumentów;
- przesunąć część pracy z działu HR do pracowników (samoobsługa pracownika);
- stworzyć mechanizm eliminujący błędy;
- pozwolić na prace na dokumentach online;
- dać możliwość natychmiastowego raportowania.
Mając w pamięci raport McKinsey&Forbes, według którego aż 49% czasu pracy w Polsce (odpowiednik 7,3 miliona etatów) zajmują czynności, które mogą zostać zautomatyzowane do 2030 roku, zabraliśmy się do budowy rozwiązania.
Zaproponowanym klientowi rozwiązaniem była samoobsługowa platforma pracownicza, do której każdy pracownik ma swój login i hasło z możliwością dalszej integracji z firmowym SSO. Takie rozwiązanie niejako automatycznie przesuwa część procesów do zainteresowanych. Przykładowo pracownik sam sprawdza dostępność miejsc parkingowych lub wyposażonych w telefon biurek, by zarezerwować potrzebny zasób. Podobnie z urlopami – zanim wyśle wniosek, najpierw samodzielnie sprawdza w systemie jego dostępność, następnie przykładowo zapewnia zastępstwo innego pracownika dla swojej roli i dopiero ubiega się o akceptację przez przełożonego. Innymi słowy, to koniec angażowania działu HR czy sekretariatu w podstawowe procesy.
Oferowane funkcjonalności (z czasem rozbudowywane) dotyczą różnych obszarów działalności firmy. Prace obejmowały te z nich, które najwydajniej da się zautomatyzować i przesunąć do pracowników.
Popatrzmy teraz na dostarczone rozwiązania w świetle ostatniego ważnego wydarzenia, które zmieniło sposób pracy wielu przedsiębiorstw – pandemii koronawirusa. Z tej perspektywy dla wielu firm wiodące są dwie funkcjonalności: rezerwacja zasobów firmy oraz zarządzanie pracą hybrydową.
Ta pierwsza pozwala w sposób całkowicie elektroniczny zarezerwować dowolny zasób firmy (także wybierając miejsce bezpośrednio z mapy czy rzutu biura). Najczęściej rezerwowane zasoby to biurka, na przykład wyposażone w jeden lub dwa monitory; miejsca parkingowe – wewnętrzne lub zewnętrzne; sale konferencyjne i wiele innych, które w dowolnej chwili mogą zostać dodane samodzielnie przez administratora sytemu.
Rzeczywistość pandemiczna zmieniła również nasze przyzwyczajenia co do miejsca wykonywanej pracy. Narzędzie onPoint do zarządzania pracą hybrydową pozwala menedżerom lepiej zaplanować pracę zespołu. Pracownicy mają indywidulanie przydzieloną pulę dni pracy poza biurem i wnioskują o to do swojego przełożonego.
Nasz cel eliminacji błędów osiągnęliśmy poprzez zastosowanie w aplikacji mechanizmów sprawdzających (walidacje). Przykładowo: wypełniając ankiety onbordingowe, z których automatycznie tworzone się dokumenty pracownicze, system sprawdza poprawność wypełnianych pól (także porównując wypełniane informacje pomiędzy sobą) i informuje o konieczności poprawy błędów. Dla harmonogramów pracy czy ewidencji czasu pracy stworzyliśmy mechanizmy sprawdzające poprawność planowania (grafiki) i zachowania 11-godzinnej przerwy dobowej, 35-godzinnej przerwy tygodniowej oraz dwukrotne rozpoczęcie czasu pracy w tej samej dobie pracowniczej (karty czasu pracy). Daje to stuprocentową pewność, że czas pracy jest zgodny z wymogami Kodeksu pracy.
Odpowiedzią na potrzebę pracy online jest elektroniczny system dostępny 24/7, który – co było dla naszego klienta ważne – jest dostępny bez żadnych barier wejściowych. Wystarczy dowolna przeglądarka internetowa oraz autoryzowany dostęp do platformy, by być na bieżąco. Tworzone dokumenty są natychmiastowo widoczne dla zainteresowanych, a przepływ danych między uczestnikami procesu jest w czasie rzeczywistym. Przykładowo, pracownik przesyła wniosek urlopowy do menedżera do akceptacji, wcześniej wskazując kolegę z zespołu, który zastąpi go podczas nieobecności. Wszystko to jest wspierane dodatkowym przepływem informacji i potwierdzeń w mailach.
Kolejny przykład: wniosek o pracę w nadgodzinach trafia do przełożonego wraz z informacją, ile godzin nadliczbowych ma zostać przepracowane i co jest tego powodem. Akceptując taki wniosek, przełożony może skorygować liczbę potrzebnych nadgodzin.
Pochodną pracy online na dokumentach jest natychmiastowe raportowanie. OnPoint zawiera standardowe wzory raportów, które w każdej chwili mogą być łatwo zmieniane. W wybranych przez klienta obszarach system sam wysyła pocztą elektroniczną przygotowane raporty. Najczęściej są one generowane nocą, by mogły być analizowane przy porannej kawie.
Co ważne, rozbudowa platformy samoobsługowej jest procesem ciągłym. Dodawane są kolejne obszary życia przedsiębiorstwa, na przykład: paski płacowe, elektroniczna dystrybucja PIT-ów, czy obsługa systemu PPK. Docelowo platforma obejmie wszystkie obszary aktywności administracyjnej przedsiębiorstwa.
