Każdy pracodawca marzy o wielozadaniowym pracowniku. Takim, który umie działać pod presją czasu, jest elastyczny i potrafi podjąć się różnych wyzwań. Tymczasem badania pokazują, że przeciętny profesjonalista spędza aż 28% dnia pracy na czytaniu i odpowiadaniu na wiadomości e-mail[1]. Kiedy zatem ma mieć czas na innowacje i wydajność, nie doświadczając wypalenia zawodowego?

Z pomocą przychodzą wszelkie rozwiązania i narzędzia automatyzujące pracę, minimalizujące ryzyko błędów i odciążające z czynności, które niepotrzebnie zabierają czas i energię – zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Dzięki nim pracownik może skupić się na tym, w czym rzeczywiście jest najlepszy, a wielozadaniowość przejmują kompleksowe systemy. W tym artykule opisano, jak system HRappka łączy wszystkie procesy związane z życiem pracownika w organizacji.

Robienie tego samego wiele razy

Najczęściej firmy pracują w podobnym modelu. Osoby z działów HR zajmują się pozyskiwaniem nowych pracowników, posiadając własne dokumentacje, foldery i informacje na ich temat. Nowo przyjęte osoby „oddawane” są do działów kadr i płac, gdzie następuje podpisanie umowy, a w dalszej kolejności rozliczenia i różne rodzaje wniosków i zwolnień. To, co zabiera cenny czas, to brak płynności i ciągłości w procesie życia pracownika w firmie. Niejednokrotnie te same dane uzupełniane są kilkukrotnie, a sposób komunikacji między działami nie jest ustrukturyzowany.

Patrycja, Chief Growth Officer z Aurero

Jak może być?

Jesteśmy dynamicznie rozwijającym się i wciąż dojrzewającym start-upem, pracującym całkowicie zdalnie. W naszym zespole są osoby z całej Polski. Pracujemy tak od wielu lat i przyznam, że praca zdalna jest naszym naturalnym modelem i niewiele nas zaskakuje w tym kontekście. Wszystkie procesy mamy zaplanowane pod pracę zdalną i jest to możliwe dzięki narzędziom, których używamy na co dzień.

Każdy z nas pracuje ze swojego domu, dlatego aktywnie dbamy o atmosferę w pracy. Uważamy, że budowanie więzi w trybie zdalnym jest ważne i trzeba na to poświęcić odpowiednią przestrzeń i czas. Z tego powodu zdecydowaliśmy się na przeniesienie całego obszaru HR w jedno miejsce – dla poprawy komfortu pracy zespołu. Posiadanie systemu, który integruje pracę i tym samym ułatwia komunikację między zespołami – to był naturalny krok w rzeczywistości pracy zdalnej.

Dlaczego integracja procesów HR jest tak ważna?

W naszej organizacji HR jest jednym z ważniejszych obszarów, z wyraźnym podziałem na HR miękki i twardy. Po stronie „miękkiej” znajduje się rekrutacja, wprowadzenie pracownika do organizacji, onboarding, procesy ewaluacyjne, codzienne wsparcie pracowników, wszystkie procesy związane z ich rozwojem oraz definicja ścieżek karier. Natomiast „twarda” strona to kadry i płace – rozliczanie pracowników, aspekty prawne czy wnioski urlopowe. Działa to na zasadzie sztafety i „przejmowania” pracownika, w zależności od tego, w którym momencie się on znajduje.

Zdecydowaliśmy się na HRappkę, ponieważ integruje wszystkie procesy w jednym miejscu. Daje możliwość komunikacji obu działów HR, skupienia się na pracownikach w jednym miejscu, bez potrzeby przepisywania danych i dublowania informacji.

Wszystko zaczyna się oczywiście od rekrutacji, podczas której kandydaci „wpadają” do systemu. Jeśli przechodzą dalej i zostają zatrudnieni, to z rekrutacji następuje naturalne przejście do działu kadr i płac i podpisywania umów. To cenna funkcjonalność, gdzie możemy podpiąć w systemie umowy o określonym standardzie i automatycznie je wysyłać. Zatrudniamy ludzi w bardzo różnych i elastycznych modelach pracy, dlatego ważne jest, aby posiadać wystandaryzowane umowy w jednym miejscu i móc edytować je w zależności od potrzeb.

Cały proces jest płynny, zarówno osoby z HR-u twardego, jak i miękkiego mają dostęp do systemu i mogą pracować na tych samych danych. Konwersja z kandydata do pracownika w ramach jednej bazy to fantastyczny proces, który znacznie upraszcza pracę.

Proces rekrutacji

Zintegrowaliśmy system HRappka z naszą stroną Kariera, gdzie jesteśmy w stanie szybko publikować oraz edytować ogłoszenia. Przygotowujemy je w jednym miejscu i utrzymujemy spójność komunikacji podczas udostępniania ich dalej. Praca na jednym narzędziu, które pozwala poruszać się w wielu miejscach, znacznie oszczędza czas.

Ostatnio przeprowadzaliśmy proces rekrutacyjny, podczas którego wpadło nam do bazy 150 CV. Oczywiście, że to my musieliśmy je przejrzeć i zweryfikować, ale HRappka znacznie nam pomaga w klasyfikowaniu i porządkowaniu przesłanych aplikacji.

Absolutnie niezastąpioną rzeczą jest też możliwość utrzymania kontaktu z kandydatami.

Sektor IT, w którym rekrutujemy, jest dość specyficzny i wymagający. Dla nas proces rekrutacji jest również kanałem komunikacji z tym rynkiem, podczas którego budujemy wizerunek marki. Employer brandingowo jest to dla nas doskonałe narzędzie, aby utrzymać standardy, o które nam chodzi – zachowywania się tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani.

Zakładam, że każda osoba, która poświęca swój czas i bierze udział w jakimkolwiek procesie rekrutacyjnym, bez względu na stanowisko, o jakie się ubiega – chciałaby uzyskać informację zwrotną. My, dzięki systemowi, możemy utrzymać komunikację z taką osobą i wysłać automatyczne, ale spersonalizowane podziękowanie. Bardzo cenimy sobie takie rozwiązanie, jest bardzo wygodne.

Podsumowując – narzędzia, które oferują rozwiązania „one click”, są na miarę naszych potrzeb. Życie w organizacjach IT jest bardzo dynamiczne. W związku z tym potrzebujemy prostych rozwiązań i procesów, które nam pracę usprawniają, a nie komplikują.

Rysunek 1. Procesy związane z życiem pracownika w organizacji.

Kombajn HR jako kompleksowa automatyzacja procesów w firmie

Zwrot „kombajn” jest użyty nieprzypadkowo. Zaawansowany system HR twórcom narzędzia kojarzy się z wielką maszyną, która równolegle przetwarza wiele procesów naraz. Według nich zajęcie się pracownikiem globalnie jest kluczem do większej satysfakcji w całej organizacji, przyczynia się do oszczędności czasu i lepszej komunikacji w zespołach. Szczególnie w ostatnio doceniona została możliwość dostępu do całego biura online, bez zbędnych wydruków, pieczątek i teczek.

System HRappka odpowiada na wszystkie potrzeby działów HR. Pracodawcy mogą zdalnie przeprowadzić proces rekrutacji, zatrudnienia, onboardingu i rozliczeń (także wysyłki deklaracji do Urzędu Skarbowego). Pracownicy natomiast poprzez dostęp do portalu pracowniczego złożą elektroniczny wniosek urlopowy, dołączą na przykład zwolnienia lekarskie oraz otrzymają paski wynagrodzeń.

HRappka to nowoczesne rozwiązanie dla działów HR, które stawia nie tylko na większą wydajność pracowników, ale również ich satysfakcję.

hrappka.pl

[1] M. Chui, J. Manyika i in., The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies [online]: https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy [dostęp: 31.10.2021].