Digitalizacja życia to już nasza codzienność. Zakupy, spotkania ze znajomymi, rozrywka, kultura – wszystko jest na wyciągnięcie naszych rąk bez opuszczania mieszkania. Polityczna dyskusja przeniosła się do mediów społecznościowych, edukacja na renomowanej zagranicznej uczelni możliwa jest z każdego zakątka świata, a zachód słońca w Nowej Zelandii możemy podziwiać, nie ruszając się z łóżka w Polsce.

Obecna dekada to czas największych przemian cyfrowych także przedsiębiorstw, a co za tym idzie – pracowników. By w pełni wykorzystać swój potencjał, firmy muszą przeanalizować plany i strategię, a na podstawie tej analizy przeorganizować swoje procesy, by móc odpowiedzieć na to wyzwanie.

Digitalizacja HR

Szczególnie istotne w tym procesie będzie dużo szersze spojrzenie na rolę działów Human Resources. Jak nigdy wcześniej rozwój technologii i nowe zastosowania dla tych już istniejących wpłyną na to, jak będzie wyglądać relacja pracownik–pracodawca. Odpowiednio dobrane narzędzia mogą ograniczyć liczbę papierowych dokumentów w obszarze HR nawet o 90%, wesprzeć budowę zaangażowania pracowników i zautomatyzować procesy abonamentowe, takie jak karty sportowe czy pakiety medyczne.

Wraz z digitalizacją kolejnych obszarów HR oczekiwania wobec działów odpowiedzialnych za ten sektor w organizacji będą ulegać przeobrażeniu. Wraz z rozwojem narzędzi wykorzystujących zbierane przez zespół HR dane, będzie rosło oczekiwanie co do maksymalizacji korzyści z decyzji i kierunków wskazywanych przez te zespoły. Być może w przyszłości HR-owcy będą bardziej się skupiać na analizie danych i ich efektywnemu wykorzystaniu. Pojęcie wartości przedsiębiorstwa cały czas się zmienia – już dziś kapitał ludzki i know-how pracowników są tak samo istotne, jak zysk i rentowność. Dlatego wpływ działów HR na budowanie przyszłości przedsiębiorstw będzie rósł każdego roku. Digitalizacja i automatyzacja procesów HR będą kluczowe, by osoby odpowiedzialne za kapitał ludzki mogły maksimum czasu, energii i uwagi poświęcić kreatywnej pracy, która da wymierne korzyści organizacji.

Wellbeing

Wraz z uwolnieniem czasu i energii osoby odpowiedzialne za sektor Human Resources będą mogły skupić się na wellbeingu organizacji. Chociaż nie ma dokładnej i naukowej definicji tego pojęcia, przyjmuje się, że wellbeing to całościowy (psychiczny i fizyczny), subiektywny w odczuciu stan, w którym czujemy się komfortowo. Mówiąc w skrócie – wellbeing w organizacji to kompleksowe podejście do pracownika jako jednostki i zaspokajanie jego różnorodnych potrzeb. Główne potrzeby związane są z naszą psychiką, zaspokajaniem ego i zapewnieniem sobie komfortu psychicznego, jakie daje np. poczucie bezpieczeństwa finansowego. Dziś w organizacjach programy wellbeingowe skupiają się na problemie zdrowia, co jest z założenia niestety błędem. Aspekt zdrowotny może być jednym z elementów takiego programu, ale nie powinien odgrywać w nim kluczowej roli.

Świadomy i odpowiedzialny pracodawca powinien zapewnić swoim pracownikom takie rozwiązania, które poprawią wellbeing pracownika w pracy, ale także wyedukują go lub zapewnią wellbeing w czasie wolnym. Jeżeli pracownik będzie odczuwał dobrostan zarówno w pracy, jak i poza nią, czyli w otoczeniu swojej rodziny i przyjaciół – wtedy ma szansę osiągnąć optymalny poziom swojego zaangażowania w wykonywaniu zlecanych mu w ramach jego obowiązków zadań.

Dobry stan fizyczny zmniejsza absencję w pracy. Poczucie samorealizacji i dobra atmosfera wpływają pozytywnie na wskaźniki satysfakcji pracowników, a zapewnienie realnego wpływu na organizację nie tylko wzmacnia więź pracownika z organizacją, ale może realnie przynieść wzrosty wartości.  Decyzja o realizacji programów wellbeingowych jest jedną z lepszych inwestycji, jakich w tej dekadzie może dokonać organizacja. Gdy program zapewni wpływ na wszystkie kluczowe obszary organizacja ma realną szansę na maksymalizację potencjału jej pracowników przy znaczącym zmniejszenie ich rotacji.

Programy i narzędzia wellbeingowe może też wzbogacić o rozwiązania webinarowe – wspierające edukację, czy funkcjonalności poprawiające morale zespołu i wprowadzające elementy grywalizacji, takie jak: Kudosy, Nagradzanie (Recognition), Zrzutka czy Total Reward Statement.

Wdrożenie programu wellbeingowego daje dodatkowe możliwości w kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, zarówno wśród klientów, partnerów, inwestorów, jak i potencjalnych przyszłych pracowników. Najlepsi specjaliści szukają bowiem miejsc pracy, w których ich potencjał będzie mógł być w pełni wykorzystany.

Odpowiedni partner

Wybór odpowiedniego dostawcy takich narzędzi będzie jednym z kluczowych czynników powodzenia transformacji cyfrowej w tym obszarze. Warto zwrócić uwagę na elastyczność narzędzi, jak i ekspercką wiedzę dostawcy. Narzędzia stworzone przez dostawcę mają większe możliwości dostosowania do potrzeb organizacji niż tzw. produkty pudełkowe, które mają ograniczone możliwości w tym zakresie.

Postawienie na kompetencje cyfrowe, nowe technologie, chmury obliczeniowe, sztuczną inteligencję oraz jak najszybsze wdrożenie tych rozwiązań w firmie – powinny być priorytetem dla każdego przedsiębiorcy. Bez nich konkurowanie na rynku w najbliższej dekadzie może być nie tyle utrudnione co wręcz niemożliwe.

Case study

Uruchomienie chmurowego systemu Motivizer dla Toyota Motor Manufacturing Poland

Motivizer wdrożył dla pracowników TMMP w Wałbrzychu i Jelczuj kafeterię benefitową z comiesięcznymi doładowaniami. Pracownicy mogą korzystać z platformy 24 godziny na dobę, przez 365 dni w roku – składając zamówienia abonamentów dostępnych w firmie oraz wymieniając zgromadzone punkty na vouchery jednorazowe u wielu dostawców.

Pandemia pokazała dobitnie, że nie jesteśmy w stanie przewidywać wyzwań, jakie są jeszcze przed nami. Nikt nie spodziewał się też tego, jak szybko może zmienić się relacja na poziomie pracodawca–pracownik. Różne ograniczenia, jakie wywołała pandemia, sprawiły, że pracodawcy na całym świecie musieli znaleźć nowe sposoby na tworzenie więzi z pracownikami. Przykładowo – dziś pracownicy oczekują elastyczności; coraz częściej chcą sami podejmować decyzje dotyczące budżetu benefitowego, jaki im przyznał pracodawca. Kluczowe jest, by wybrane rozwiązanie było proste i intuicyjne, tak by pracownicy odczuli, że otrzymali coś, co poprawia ich komfort, a nie dodatkowo komplikuje możliwość korzystania z benefitów pracodawcy.

Dla Toyota Motor Manufacturing Polandnajważniejsza jest elastyczność narzędzi, ich modułowość i możliwość dostosowania do unikalnych potrzeb organizacji. TMMP podjęło decyzję o wdrożeniu systemu Motivizer, ponieważ można je dostosować do unikalnych potrzeb każdego Klienta. Wdrożenie systemu Motivizer dla TMMP było realizowane w oparciu o strategię biznesową Klienta, a także jego koncepcję realizacji procesów wewnętrznych i interakcji z pracownikami. Przykładem unikatowego rozwiązania jest wykorzystanie systemu do zautomatyzowania procesu leasingu pracowniczego. Szczególnie w pandemii, gdy nie można było korzystać z tych najpopularniejszych rozwiązań decyzja o wdrożeniu systemu Motivizer okazała się strzałem w dziesiątkę.

Sama decyzja o jego wdrożeniu zapadła jeszcze przed globalną pandemią koronawirusa, w grudniu 2019 roku. Głównymi celami projektu było docenienie pracowników za staż pracy, wzmocnienie ich motywacji oraz budowanie wśród nich employee brandingu. Przedmiotem wdrożenia była platforma benefitowa w modelu SaaS, z pełnym dostępem dla użytkownika końcowego (pracownika) oraz dostępem administracyjnym umożliwiającym autonomiczne zarządzenie rozwiązaniem przez Toyota. Proces wdrożenia systemu – z uwagi na to, że Motivizer wykorzystuje technologię chmurową, a sama aplikacja nie wymaga instalacji przez użytkowników – przebiegł zgodnie z harmonogramem i bezproblemowo. Pracownicy TMMP korzystają ze zautomatyzowanego marketplace, w którym mogą wybierać wśród ofert dostawców z całego świata. Wśród najczęściej wybieranych ofert znajdują się karty podarunkowe do wielu sklepów internetowych, ubezpieczenia społeczne, a także specjalne pakiety przygotowane specjalnie dla Toyota Poland.

Pracownicy TMMP docenili też fakt, że rozwiązania cyfrowe umożliwiają im dostęp do zasobów HR także poza godzinami pracy i tak samo wygodnie przy wykorzystaniu pełnowymiarowego desktopa czy laptopa, jak i poprzez urządzenia mobilne typu tablet i smartfon.

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu firmie udało się zoptymalizować system raportowania, zautomatyzować mechanizmy rozliczeń z dostawcami oraz – co wykazały nasze wewnętrzne ankiety – poprawić wellbeing pracowników. Wdrożenie systemu kafeteryjnego Motivizer sprawia, że środki wydatkowane są precyzyjnie, na rzeczy rzeczywiście potrzebne pracownikom i przez nich doceniane.

W projekcie wykorzystano technologię mikroserwisów, mechanizmy wirtualizacji, równoważenia obciążeń sieciowych oraz integrację SSO (Active Directory Federation Services).

www.motivizer.pl